Repenser les événements de demain

Dans un contexte sanitaire en pleine mutation, comment aborder l’organisation d’événements pour répondre à ses objectifs ?

Avec 1 200 salons professionnels chaque année et près de 23 millions de visiteurs, la France est une terre événementielle dans sa culture et son histoire.

Dans ce contexte de crise sanitaire sans précédent, le secteur a été l’un des premiers touchés entraînant des annulations de masse et pertes financières
impressionnantes. Cela s’est bien sûr répercuté sur les industries annexes (cafés, hôtels, restaurants) déjà bien fragilisées.

Ce document prend acte de l’annonce faite le 11 août 2020 par le Premier Ministre, visant à maintenir l’interdiction des rassemblements de plus de 5 000 personnes et ce jusqu’au 30 octobre 2020. Pour le secteur de l’évènementiel, il s’agit de réorganiser les manifestations déjà prévues et celles de moins de 5 000 personnes. Mais aussi d’anticiper à la préparation des salons professionnels à venir, dès lors que les restrictions du nombre de participants seront abolies.

Comment s’adapter aux exigences sanitaires ? Comment, dans un contexte sanitaire en pleine mutation, aborder l’organisation des salons pour répondre aux
objectifs de chacune des parties prenantes ? La sécurité sanitaire a toujours été un axe primordial dans l’organisation d’un événement.

Aujourd’hui plus que jamais il est d’une impérieuse nécessité de la renforcer au maximum pour éviter tous risques de contaminations et évoluer dans un environnement sécurisé et contrôlé. Les salons sont essentiels pour l’économie du pays et donc des entreprises, car perçus comme accélérateurs de la mondialisation et vecteurs d’affaires, mais leur organisation doit être scrupuleusement pensée et le salon de demain est à imaginer.

Vous trouverez dans ce document un rappel des exigences tiré du référentiel sanitaire de la filière évènementielle selon l’union Française des Métiers de
l’évènement. Vous y trouverez également nos propositions de produits adaptés pour vous permettre une organisation optimale : pour salons, événements, congrès
de toutes tailles.

Les risques sanitaires – telle l’actuelle Covid-19 – peuvent durer ou se répéter, il est donc important de mettre en place des bonnes pratiques durables.

AVERTISSEMENT

Les mesures et engagements liées à la filière évènementielle peuvent évoluer au fil des nouvelles dispositions sanitaires nationales et des remontées terrain des entreprises utilisatrices. Le présent document n’est pas figé et a vocation à évoluer.

Les événements
de demain

Les salons de demain se préparent aujourd’hui. La sécurité sanitaire de tous étant une priorité, l’ensemble des protocoles de la filière événementielle a été revisité pour répondre aux nouveaux standards. Il ne suffit pas simplement d’ajuster des plans ou flux de circulation, mais aussi repenser les espaces d’attente, de restauration et les stands.

Découvrez au fil des pages de ce document, 7 grands axes qui seront développés afin de vous proposer des solutions adaptées face aux contraintes imposées par les règles sanitaires et de sécurité.

1. Accueillir le public – En extérieur

Ces mesures prennent place avant même d’entrer sur le salon. À l’extérieur, sur le parvis du lieu d’organisation, peuvent se dresser des tentes dédiées à l’accueil et à l’information. Accompagnées de barrières, délimitateurs d’espaces, ces solutions visent à « filtrer » le flux de passage et guider les visiteurs tout en respectant les distanciations sociales. Ces mesures sont accompagnées d’une politique de « sans contact » pour éviter toute contamination : distributeur de gel sans contact, paiement sans contact…

L’accueil est clé pour rassurer le public et adopter dès l’entrée les bons réflexes et gestes barrières. Les dispositifs extérieurs bien adaptés préviennent le public afin de les accompagner ensuite vers les bonnes pratiques à l’intérieur des établissements.

2. Respecter les mesures d’hygiène

Une fois sur le lieu de l’événement, communiquer auprès des visiteurs et des participants, les orienter et les informer, est essentiel afin de leur indiquer les consignes et gestes barrières, les zones sanitaires, les emplacements disposants de gel hydroalcoolique, les points médicaux…

Cela peut se faire via des solutions de signalétique : suspendues, autoportantes, murales. Optez pour une communication simple mais efficace à des endroits stratégiques pour orienter et informer les visiteurs.

3. Informer et orienter – Signalétique

Favoriser les déplacements tout en respectant les règles de distanciation physique est une priorité dans des environnements très fréquentés. Il faut pour cela s’équiper de solutions adaptées.

Indiquer le sens de circulation avec un marquage au sol, réguler les flux par des barrières et des files d’attente permettra à tous de circuler au sein de l’événement en toute sérénité.

4. Distancer et cloisonner

Pour accueillir le public sur les stands, une organisation est nécessaire afin de respecter la distanciation sociale. La prise de rendez-vous au préalable et les zones d’accueil personnalisées sont un bon moyen de vous assurer une clientèle en continu et en toute sécurité.

Pour respecter les mesures sanitaires ainsi qu’une certaine intimité et confidentialité dans vos rendez-vous professionnels, optez pour nos solutions de cloisonnement légères, modulables et personnalisables.

5. Repenser ses outils d’aide à la vente

Avec les nouvelles mesures de sécurité sanitaire, la promotion d’outils de communication imprimés se voit bouleversée. C’est le moment de digitaliser vos supports de communication. Il ne faut pas négliger également les habituels goodies personnalisés qui peuvent vous rendre plus visible et véhiculer une image positive bien au-delà du stand.

6. Utiliser des matériaux adaptés

Les supports physiques sont potentiellement vecteurs de contamination, il est donc important de choisir ses matériaux avec soin. Optez pour des solutions antibactériennes ou facilement nettoyables avec des produits désinfectants.

7. Optimiser ses investissements

S’équiper d’un stand pour participer à un salon professionnel représente un investissement. C’est pourquoi avoir l’opportunité de réutiliser ses structures de stand pour un autre événement ou une autre application, c’est à coup sûr rentabiliser cette dépense.

Un stand monté en un clin d’œil et sans outils, c’est l’assurance d’être efficace et d’éviter les situations de coactivité lors des étapes de montage et démontage. Une solution modulable et polyvalente est un atout pour profiter de ses multiples configurations répondant à d’autres usages.

Nos suggestions de stands adaptés

Petites ou moyennes surfaces, les stands doivent répondre aux exigences liées aux contraintes sanitaires. Vous trouverez ci-dessous une check-list récapitulative pour vérifier que l’agencement, le mobilier et la signalétique prévus répondent au mieux à la sécurité de tous.

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